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Making or Breaking a Practice through Scheduling

Roger P. Levin, DDS
CEO Levin Group

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La planification est l'un des facteurs de production les plus importants et les moins compris de toute la pratique dentaire. En général, les plannings sont définis au début de la carrière d'un praticien, et sont rarement redéfinis par la suite.

Au lieu d'ajuster les techniques de planification pour répondre à l'évolution des besoins du cabinet, le planning est simplement modifié à outrance avec le temps, avec une approche au coup par coup.

On finit par aboutir à l'un des deux résultats suivants. La capacité de production paraît atteinte, alors qu'elle est en fait au-dessous du potentiel du cabinet, ou bien le dentiste devient si stressé qu'il en est malheureux. On observe un nouveau syndrome parmi nos clients : une quantité de travail croissante, si bien que le carnet de rendez-vous est plein bien plus longtemps à l'avance qu'il ne l'a jamais été.

La vérité est que la conception des plannings n'est rien d'autre qu'un événement mathématique, soumis à une contrainte de temps, que l'on ne peut comprendre qu'en effectuant certaines opérations mathématiques lors de son élaboration. Par où commencer ? En évaluant exactement ce que vous voulez que soit votre planning, et en vous demandant si c'est réaliste ou non.

Fondements de la planification

Voici quelques règles élémentaires de la planification qui n'ont pas changé, quel que soit le système de planification utilisé.

Faire les choses les plus productives en premier

L'un des principes clés de la planification est de toujours faire les choses les plus productives en premier. Un temps déterminé doit être bloqué chaque jour pour les procédures productives. Nous vous suggérons de choisir des heures spécifiques, en général le matin, où se fait 60 % de la production quotidienne. Il peut s'agir de blocs de 1 à 3 heures attribués aux cas atteignant un certain niveau tarifaire. Sinon, le planning risque d'être encombré par des actes dentaires de tous types. L'activité du cabinet va augmenter avec le temps, mais il sera surchargé de cas sans importance ou de procédures mineures.

Établir la journée idéale et la production idéale.

Les cabinets doivent appliquer une formule mathématique à leur production quotidienne. Par exemple, si vous voulez produire 500 000 € en 200 jours, vous devrez produire 2 500 € par jour. Vous n'atteindrez pas ce chiffre chaque jour, mais c'est la moyenne des jours qui importe.

Dans l'idéal, les plannings et les objectifs de production doivent aussi tendre à éliminer tout stress du cabinet. Chez Levin Group, nous encourageons les cabinets à planifier la même production chaque jour environ pour maintenir un bon rythme. Sinon, votre cabinet fonctionne selon un rythme que j'appelle « sprint et arrêt » qui peut être épuisant.

Planifier le travail du dentiste et de l'équipe clinique sur la base du fauteuil

Lors de l'évaluation du planning, considérez chaque fauteuil disponible comme une opportunité. Par exemple, un dentiste généraliste doit utiliser au minimum deux fauteuils principaux pour assurer une rotation entre les patients. Cela peut augmenter la production de 30 à 40 %.

Dans le même temps, les dentistes généralistes et tous les spécialistes ont besoin d'au moins un fauteuil supplémentaire qui produira entre 50 et 60 % des deux autres. Non seulement cela permettra d'augmenter significativement la production du cabinet, mais cela donnera également une très grande flexibilité pour les rendez-vous d'urgence, les petites procédures, les retards, les patients en retard, et les autres scénarios imprévus ou non anticipés.

Planifier l'emploi du temps des auxiliaires différemment de celui du dentiste

Les assistants dentaires peuvent être engagés dans des activités très productives de diagnostic ou de traitement au lieu d'attendre ou de regarder les dentistes. Cela aide à faire avancer plus vite le travail sur chaque patient, et soulage grandement le dentiste. De plus, cela permet d'augmenter la production du cabinet de 30 % voire plus, lorsque cette mesure est prise en parallèle des autres recommandations de Levin Group présentées dans cet article.

Résumé

La planification des rendez-vous est le premier domaine d'intervention pour faire évoluer votre cabinet. Tous les changements émanent de l'emploi du temps, et c'est lui qui contrôle presque tous les autres aspects de l'activité du cabinet. Malheureusement, de nombreux dentistes prennent un volume croissant de rendez-vous, rendant leur cabinet bien plus chaotique et stressant. Rien qu'en mettant en œuvre quelques-unes des recommandations présentées ci-dessus, vous pourrez révolutionner la production de votre cabinet et retrouver le plaisir de pratiquer le métier de dentiste.

Astuces pour réussir

  • Prenez du temps pour examiner les réussites, les objectifs et les plans pour l'avenir.
  • Fixez-vous des objectifs à court et à long terme ainsi que des dates précises pour réaliser chacun d'entre eux.
  • Ciblez une tâche à la fois.
  • Réalisez un emploi du temps structuré, qui soit facile à retenir et à respecter chaque jour.
  • Faites ce que vous avez à faire - sans procrastiner.

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