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Embaucher des talents/Enseigner les compétences, Partie 1 : La recherche

Steven Schwartz, DDS

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Vous pouvez avoir les locaux les mieux conçus et décorés qui soient. Vous pouvez avoir des ordinateurs à la pointe de la technologie pour gérer vos besoins financiers et marketing. Vous pouvez avoir l'équipement le plus ergonomique et le plus efficace pour fournir les soins les plus précis. Mais ce sont les gens qui travaillent pour vous qui feront la réussite ou l'échec de votre cabinet.

La dentisterie est avant tout une activité de service. Oui, vous produisez un produit : des sourires en bonne santé et esthétiques. Pourtant, les cabinets qui réussissent sont ceux dans lesquels le dentiste et son équipe comprennent qu'ils doivent se focaliser sur l'offre au patient d'un service de qualité supérieure. Le dentiste et son équipe partagent la responsabilité de fournir un service de qualité supérieure aux patients. Malheureusement, il semble qu'il y ait pénurie de travailleurs bien formés et motivés intéressés par la profession dentaire.

La pénurie de personnel dans les métiers dentaires tient entre autres à :

  • Le manque de capacité des dentistes à recruter des employés qualifiés et potentiellement motivés
  • Le manque d'incitations pour les personnels qualifiés à envisager une carrière dans les métiers dentaires, en raison des bas salaires et des bénéfices minimes.
  • L'incapacité des dentistes à retenir les employés qualifiés et motivés.

Cet article et un article suivant présentent quelques suggestions sur les endroits et les manières de chercher des employés pour votre cabinet.

Comprendre vos besoins

 

Avant de passer une annonce dans le journal, de contacter l'agence pour l'emploi ou d'appeler vos collègues, vous devez définir le poste que vous cherchez à pourvoir. Cette définition devra comprendre une description étape par étape de la manière dont est effectué le travail. Elle doit aussi décrire le type de personnes le plus à même d'occuper le poste. Par exemple, un candidat pour un poste administratif devra posséder non seulement des compétences techniques et en matière de communication, mais aussi de bonnes relations publiques et des capacités de ventes.

Décrire le poste

Si vous avez déjà une description écrite du poste, il est temps de réévaluer la description de poste et les qualifications. Si la description présente des différences, il est alors temps de faire les modifications. Si la description du poste que vous proposez correspond aux besoins du cabinet, réfléchissez aux manières d'améliorer la valeur de ce poste au sein de votre cabinet.

Si vous n'avez pas de description écrite du poste, il est temps d'en rédiger une. Demandez à votre personnel de participer à la description et à la discussion du type de personne qui conviendrait le mieux pour ce poste.

Chaque tâche présente dans la description de pose contient trois éléments :

  • Les avantages de la réalisation de cet objectif pour le cabinet.
  • Les actions à mener pour parvenir à cet objectif.

Par exemple, dans la description du poste, l'obligation pour le réceptionniste de saluer les patients arrivant au bureau peut comporter les informations suivantes :

Tâche : Réception des patients à leur arrivée

Objectif : Faire en sorte que les patients sentent qu'ils sont les bienvenus au cabinet et que leur confort et leur bien-être sont notre priorité.

Résultats : Les patients sentent qu'ils en ont pour leur argent. Ils reviendront et recommanderont le cabinet à leurs proches, assurant notre croissance.

Étapes pour remplir ces objectifs : Le ou la réceptionniste accueillera les patients en les saluant par leur nom ; en leur demandant de les rejoindre dans l'espace administratif pour vérifier leurs données personnelles, leur dossier médical et leurs informations financières ; et en les interrogeant sur leurs éventuels problèmes et préoccupations du moment. Il ou elle demandera aux patients de se mettre à l'aise dans la salle d'attente et les informera du temps d'attente approximatif. Il ou elle informera le personnel clinique de tout changement éventuel des antécédents médicaux ou des éventuels problèmes qui préoccupent le patient.

Une fois la description du poste achevée, énumérez les qualifications souhaitées pour satisfaire aux exigences du poste. Posez-vous les questions suivantes :

  • Quelle formation est requise ou souhaitée pour que le candidat mène à bien les missions de son poste avec brio  ? Avez-vous besoin d'une personne titulaire du baccalauréat ? Avez-vous besoin d'une personne titulaire d'un diplôme universitaire ?
  • Quelle expérience le candidat doit-il avoir ? Avez-vous besoin d'une personne qui a travaillé pendant dix ans au même poste dans un autre cabinet ? Une personne qui a travaillé dans un autre domaine, comme les relations clientèle, peut-elle réussir à ce poste ? Un jeune débrouillard, qui sort juste du lycée, et qui a fait un boulot à mi-temps dans une épicerie, sera-t-il à même d'occuper ce poste avec succès ?

Il ne suffit pas d'avoir travaillé cinq ans dans un autre cabinet pour être capable de donner de la valeur ajoutée à votre cabinet. Il se peut que vous gériez le vôtre d'une manière totalement différente. Vous pouvez utiliser des technologies plus pointues. Vous pouvez avoir une clientèle plus ou moins importante. Vos patients peuvent avoir un niveau économique ou éducatif différent. Vous pouvez avoir plus ou moins de personnel. Embaucher une personne qui a déjà une expérience au même type de poste peut exiger des formations et des recyclages. Vous devrez peut-être non seulement enseigner les compétences exigées dans votre cabinet, mais aussi surmonter les habitudes non souhaitées acquises au cours du précédent poste. En recrutant une personne inexpérimentée, mais intelligente et très motivée, il est possible que vous recrutiez un potentiel pur. Vous pourrez tout lui apprendre. À long terme, l'employé deviendra sans doute plus impliqué et plus reconnaissant.

Décrire la bonne personne

Vous devez non seulement déterminer les qualifications et l'expérience requises, mais aussi décider quels traits de caractère vous souhaitez voir chez un employé. N'oubliez pas qu'un poste donné ne demande pas forcément les mêmes traits de caractère qu'un autre. La personne chargée de la facturation, qui travaille seule, n'a pas besoin de dégager la même personnalité chaleureuse qu'un réceptionniste.

Voici une liste de traits de personnalité que vous devrez prendre en compte lors de la recherche d'un nouvel employé. Les 17 traits sont subdivisés en trois groupes : traits personnels, professionnels et commerciaux.

Traits personnels

Ce sont eux qui révèlent le caractère fondamental et la personnalité du candidat.
Dynamisme : La personne a le désir de bien faire ; est orientée vers son objectif plus que vers la tâche ; évite le travaille désordonné ; subdivise un travail trop important en tâches consécutives.
Motivation : La personne est à la recherche de nouveaux défis ; motive les autres par son enthousiasme.
Communication : La personne est en mesure de s'adresser, à l'oral et à l'écrit, à des personnes de tous niveaux (collègues et patients).
Sociabilité : S'entend bien avec les autres ; rassemble les gens.
Énergie : Essaie toujours de faire des efforts supplémentaires pour réussir.
Détermination : Ne baisse pas les bras quand les choses deviennent difficiles ; s'efforce de surmonter les obstacles.
Confiance : Croit en sa propre capacité à réaliser toutes les tâches qu'il ou elle entreprend.

Traits professionnels

Ces traits sont ceux qui révèlent la fiabilité d'une personne, son caractère fidèle et digne de confiance vis-à-vis des autres et de l'entreprise.
Fiabilité : On peut avoir confiance dans le fait que la personne réalisera ce qui a été demandé et informera les autres de son avancement.
Intégrité : Assume la responsabilité de ses actions, bonnes ou mauvaises ; prend des décisions pour le meilleur intérêt de l'entreprise plutôt que pour son bénéfice personnel.
Dévouement : La personne s'implique dans la réalisation des tâches et des projets ; elle fera tout son possible pour respecter un délai.
Fierté : La personne pense que les résultats sont un reflet de soi-même ; elle veille à ce que le travail soit fait, au mieux de ses capacités.
Capacités analytiques : La personne possède la perception et le jugement qui permettent de prendre une bonne décision ; elle ne saute pas aux conclusions ; elle pèse le pour et le contre d'un problème.
Qualités d'écoute : La personne écoute les autres pour avoir une visibilité optimale de la situation avant de parler ou d'agir.

Traits commerciaux

Ces traits sont ceux qui montrent que la personne comprend que le cabinet est une entreprise destinée à générer des profits.
Efficacité : La personne a conscience des gaspillages de temps, d'efforts, de ressources et d'argent.
Économie : Veille sur l'argent du cabinet et le dépense comme s'il s'agissait du sien.
Procédures : La personne comprend que si les procédures existent, c'est pour une bonne raison, et ne tente pas de les transgresser. Elle informera ses supérieurs si elle estime qu'il y a une meilleure manière de faire avant de tenter quelque chose par elle-même.
Profit : La personne sait pour quelle raison nous sommes là : faire du profit.

Trouver la personne qui convient

Maintenant que vous avez une vision globale du poste à pourvoir et des qualités et compétences requises, votre travail consiste à trouver la personne qui correspond à ces critères. Dans cette section, nous explorons les diverses considérations qui interviennent dans la recherche de la personne idéale pour un poste donné.

Élargir la sélection

Les horaires que vous avez établis pour votre cabinet sont susceptibles de limiter ou au contraire d'élargir le nombre de candidats potentiels. Certains d'entre eux peuvent être à la recherche d'un poste avec des horaires de bureau traditionnels, de 8h à 17h, cinq jours par semaine. D'autres au contraire peuvent rechercher un emploi du temps qui conviennent à leur vie de famille ou à leur mode de vie. Si vous ne prenez des rendez-vous que pendant les heures de bureaux traditionnelles, vous devez trouver des employés qui veulent travailler à ces mêmes horaires. Si vous proposez des rendez-vous tôt le matin où le week-end, vous devez trouver des employés qui veulent travailler à ces mêmes horaires. Au lieu d'un seul employé à plein temps, vous pouvez envisager de prendre deux personnes partageant le même poste. Un emploi de 40 heures par semaine peut être structuré en deux postes de 20 heures. Vous pouvez diviser les semaines ou les journées pour répondre aux besoins du cabinet et aux désirs des employés. Le partage d'un poste peut être une situation gagnante pour tout le monde. Le dentiste sera gagnant parce qu'il aura deux employés qualifiés au lieu d'un, qui pourront faire les heures voulues et se remplacer si besoin. En employant des personnes à temps partiel, vous pouvez être exonéré de certaines obligations vis-à-vis de vos salariés. Les employés sont gagnants parce qu'ils ont la possibilité de travailler selon un emploi du temps qui leur convient. Ils ont également un collègue aux compétences similaires qui peut les aider en cas d'urgence.

Où commencer à chercher

Par où commencer la recherche de l'employé parfait ? Pourquoi ne pas commencer au sein de votre cabinet —en promouvant un employé actuel à ce nouveau poste ? Trop souvent, nous cherchons hors de notre cabinet pour trouver une personne spécifique ayant la compétence clé pour remplir un poste vacant. Nous dépensons alors du temps, de l'argent et de l'énergie à la former sur les autres aspects du travail, pour laquelle la personne n'a pas d'aptitudes. Pourquoi ne pas penser à tel employé administratif à la personnalité des plus chaleureuses qui remplit les dossiers, pour ce poste à l'accueil ? Ou bien, la personne que vous avez embauchée il y a six mois au laboratoire pour développer les radios, et qui a eu tout le temps de vous voir travailler ? Elle pourrait être votre prochaine assistante. Vous connaissez leurs habitudes de travail, leur fiabilité et leur personnalité. Ces employés actuels connaissent leur patron et leurs collègues, et ils sont familiarisés avec les politiques et procédures du cabinet. Ils se sont déjà adaptés. En affinant les compétences actuelles d'un employé, vous pouvez le placer à un poste plus élevé. Vous pourrez alors recruter quelqu'un pour un poste inférieur, qui exige moins de formation. Si vous êtes dans l'obligation de recruter hors de votre cabinet, pensez à des personnes avec qui vous êtes en contact au quotidien. Votre réceptionniste potentiel parfait peut être quelqu'un que vous connaissez déjà. Cette caissière de supermarché qui vous salue d'un large sourire, en disant « Ravie de vous voir », qui passe ses journées à scanner et à entrer des codes, et qui n'oublie jamais de vous demander si vous avez des bons de réduction. Est-ce que vous pouvez l'imaginer à l'accueil de votre cabinet, saluant les patients avec ce même « Ravie de vous voir », et demandant aux patients leurs formulaires d'assurance complétés et signés ? J'ai appris à tirer parti de ces occasions en conservant plusieurs cartes de visite dans mon portefeuille, et en les distribuant à toutes les personnes qui me paraissent pouvoir être utiles à mon cabinet. Je leur explique qu'ils seraient parfaits dans mon cabinet et je propose de les payer un euro de l'heure en plus de leur salaire actuel s'ils envisagent de changer de travail. Même si je n'ai pas de poste vacant à leur offrir pour le moment, je les invite à appeler juste pour avoir leur nom dans nos fichiers. [Note à l'auteur/éditeur : Reconsidérer l'utilité de ce paragraphe. Si vous le supprimez, le paragraphe précédent n'est plus vraiment compréhensible.

Passer des annonces dans les journaux

Les petites annonces des journaux sont le moyen le plus rapide et le plus efficace d'atteindre une grand nombre de candidats potentiels. En rédigeant et en passant une annonce, vous poursuivez un double objectif. Premièrement, vous voulez que votre annonce se démarque des nombreuses autres annonces pour le même type de poste. En second lieu, vous voulez que les réponses à votre annonce maximisent le nombre de candidats qui correspondent à vos besoins et limitent le nombre de ceux qui ne sont pas qualifiés.

Le meilleur jour pour passer une annonce est le dimanche. Si votre budget le permet, envisagez de passer une annonce le dimanche ainsi qu'un autre jour— le mardi, le mercredi ou le jeudi. Certains journaux offrent des tarifs réduits intéressants en semaine.

La formulation de votre titre peut dicter le placement de l'annonce. La plupart des annonces étant classées par ordre alphabétique selon la première lettre du titre, vous devrez réfléchir un peu à la manière dont vous le choisissez. Quand les lecteurs épluchent les annonces, leur intérêt faiblit à mesure qu'ils parcourent les colonnes ; c'est pourquoi vous voulez que votre annonce se situe le plus près possible du début. Le mieux, pour être aussi près du début que possible, est de commencer votre annonce par la lettre A. Par exemple, votre titre pourrait être " À L'ACCUEIL D'UN CABINET DENTAIRE EXTRAORDINAIRE, RECHERCHONS RÉCEPTIONNISTE EXTRAORDINAIRE " au lieu de " RECHERCHE RÉCEPTIONNISTE POUR CABINET DENTAIRE ".

Ce titre devrait non seulement vous aider à avoir un bon placement pour votre annonce, mais attirera également l'attention du lecteur. Pour les titres, pensez aux suggestions suivantes :

  • Utiliser les lettres capitales ou en gras
  • Mentionner l'intitulé du poste
  • Promouvoir les qualités du cabinet

Notez que le titre " À L'ACCUEIL D'UN CABINET DENTAIRE EXTRAORDINAIRE, RECHERCHONS RÉCEPTIONNISTE EXTRAORDINAIRE " illustre ce dernier point. Le lecteur sentira que votre cabinet est une entreprise énergique et enthousiaste à la recherche de personnalités d'exception.

Une autre manière d'attirer l'attention est d'inclure un logo ou un dessin. Vous pouvez aussi envisager une annonce encadrée. Ces annonces, qui coûtent plus cher que les annonces à la ligne, sont présentées à l'intérieur d'un encadré qui chevauche plusieurs colonnes. Si votre journal dispose les annonces au hasard ou si vous choisissez une annonce encadrée, vous pouvez demander un placement particulier. Essayez d'obtenir un positionnement de votre publicité en haut à droite de la page, et aussi loin que possible du pli du journal.

Votre message dans le corps de l'annonce devra encourager le candidat à postuler au poste, en fournissant si possible les informations suivantes :

  • Intitulé du poste
  • Type de travail
  • Principales compétences requises
  • Formation requise
  • Possibilités d'évolution
  • Emplacement
  • Points de vente du cabinet
  • Formation
  • Environnement
  • Conditions de travail
  • Salaires et avantages

La description des exigences du poste est essentielle pour déterminer la quantité et la qualité des réponses. D'un côté, vous cherchez à attirer les candidats qui satisferont le maximum des conditions exigées pour ce poste. Mais de l'autre, vous ne voulez pas dissuader les candidats potentiellement qualifiés de répondre à votre annonce en étant trop précis.

En disant quelque chose comme " Recherche assistant dentaire, minimum quatre ans d'expérience avec les lasers exigés, " vous recevrez peut-être quelques réponses. Mais vous perdrez tous les assistants dentaires très motivés et efficaces qui ont moins de quatre ans d'expérience. Plus vous mettez de conditions sine qua non, moins vous recevrez de réponses. Votre annonce doit être assez précise pour limiter les candidats sans aucune qualification, mais suffisamment large pour empêcher les candidats que vous pourriez former de se sentir exclus.

Un moyen d'attirer plus de réponses est d'insister sur les avantages qu'il y a à travailler dans votre cabinet. Voici quelques exemples d'avantages :

  • Esprit de camaraderie au sein de l'équipe
  • Vacances et temps libre
  • Possibilités de formation continue
  • Installations modernes
  • Facilité d'accès
  • Salaire intéressant

Il est important de peser le pour et le contre qu'il y a à inclure des informations précises sur le salaire dans votre annonce. Si des employés actuels qui gagnent beaucoup moins voient l'annonce,vous aurez à faire à un fort mécontentement de leur part. C'est notamment le cas pour les employés actuels qui estiment être assez qualifiés pour occuper le poste vacant mais qui se font passer devant par une personne extérieure. D'un autre côté, les annonces qui n'indiquent pas le salaire reçoivent moitié moins de réponses que les autres. Au lieu de citer un salaire précis, pensez à utiliser l'une des phrases suivantes.

  • Le salaire commence à . . .
  • Salaire intéressant
  • Salaire selon expérience
  • Excellent salaire pour le candidat dont le profil convient au poste

La manière dont vous souhaitez que les candidats répondent à votre annonce dépend vraiment de votre situation. Si vous envisagez de renvoyer quelqu'un et si vous vous apprêtez à le remplacer, vous pouvez faire en sorte que les candidats répondent à un numéro d'annonce en s'adressant au journal. L'un des inconvénients de cette solution est que souvent, les journaux retiennent les réponses jusqu'à la date de fin de parution de l'annonce. Le choix de cette solution peut également limiter le nombre de réponses, les candidats pouvant craindre de répondre à une annonce passée par leur employeur actuel.

Chaque annonce doit contenir un appel à l'action. Vous devez indiquer aux candidats comment répondre à votre annonce. Vous pouvez leur demander de répondre par courrier, par téléphone, par fax ou par e-mail. En donnant un numéro, vous obtiendrez nettement plus de réponses qu'avec les autres options, mais le volume des appels peut submerger votre personnel. Il y a plusieurs avantages à fournir un numéro de fax.

Anonymat

  • Réponse rapide à votre annonce sans encombrer les lignes de votre bureau
  • Le luxe de pouvoir examiner les réponses à votre guise
  • La possibilité d'évaluer les CV avec soin.

En suivant ces suggestions, vous devriez attirer un ensemble de candidats qualifiés. L'étape suivante consiste pour vous à déterminer qui est la personne la mieux qualifiée pour répondre aux exigences du poste.

Mesures à prendre

  • Donnez votre carte de visite à toute personne avec qui vous aimeriez travailler.
  • Veillez à ce que les descriptions de postes pour le cabinet soient à jour. Demandez au personnel actuel de les examiner et de voir s'il y a des changements à y apporter.
  • Organisez des entretiens de performance deux fois par an. Cela permettra non seulement d'écarter les salariés les moins performants, mais aussi de distinguer ceux capables de réussir à des postes élevés.

Congrats

Félicitations!

D'après les informations de votre profil, il semble que vous soyez diplômé. Vous pourrez néanmoins continuer à avoir accès à la section étudiante pendant un certain temps. Vous avez maintenant également accès à la section Formation Professionnelle.

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Nous vous conseillons également de vous connecter sur a section Graduation Student où vous trouverez des conseils et des informations sur la gestion de votre nouveau cabinet.