Améliorer le système de planification avec des études sur la durée des procédures

Études de Durée

Un système de planification efficace permet à toutes les personnes dans le cabinet (dentiste, personnel et patients) d’évoluer à un rythme soutenu et de se trouver au bon endroit au bon moment. Toutefois, si votre coordinateur de planning n’attribue pas une durée adéquate aux diverses procédures, tout le système peut s’effondrer.

Si l’on ne vous alloue pas assez de temps, vous prendrez du retard et vous vous dépêcherez tandis que les patients s’accumulent dans la salle d’attente. Si l’on vous alloue trop de temps, vous serez confronté à un autre type de stress : l’inquiétude de savoir que vous auriez facilement pu intégrer plus de temps de production dans la journée si les heures de rendez-vous n’étaient pas inadaptées.

Heureusement, il existe un moyen facile de résoudre ce problème : mener des études de durées de procédures.

Ne plus faire d’estimations pendant la planification

Vous faut-il autant de temps aujourd’hui pour réaliser une procédure qu’il y a 10 ans ? Combien de temps votre hygiéniste dentaire gagne-t-il réellement avec cette nouvelle technologie d’imagerie ? Les formations permettent-elles à vos assistants de travailler plus rapidement ?

Tout cela pour dire que tout change : vos compétences et celles de votre personnel, les procédures cliniques, les technologies et les matériaux employés, etc. Si vous (ou votre coordinateur de planning) tentez de deviner combien de temps réserver pour chaque rendez-vous, il y a de fortes chances qu’un grand nombre de ces estimations ne soient pas correctes.

Le seul moyen de remédier à ce problème est de mener des études de durée de procédures à chaque fois que votre cabinet subit des changements qui peuvent modifier la durée de réalisation de certaines tâches. Procédez comme suit :

  1. Faites une liste de toutes les procédures récurrentes et fréquentes, pour vous mais aussi pour l’hygiéniste dentaire, les assistants et le reste de l’équipe.
  2. Documentez le temps nécessaire pour réaliser ces prestations. Bien entendu, les résultats seront variables. Il faudra donc chronométrer au moins dix réalisations pour chaque prestation et calculer une moyenne.
  3. Fournissez la liste des durées de traitement au coordinateur de planning, qui pourra ensuite fixer des rendez-vous en se basant sur des données actuelles et documentées plutôt que des idées ou estimations dépassées.

De nombreux dentistes ayant mené ces études de durée simples ont été surpris par les résultats qui se sont avérés d’une grande valeur. De même, ces études leur ont permis d’éliminer les moments frénétiques et les temps morts de leur planning quotidien.

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Cette ressource a été fournie par le Levin Group, une firme de consultation dentaire de pointe qui offre aux dentistes des systèmes de gestion et de marketing innovants permettant d’augmenter les recommandations de patients, la production et la rentabilité, tout en réduisant les niveaux de stress. Depuis 1985, les dentistes se fient aux conseils dentaires du Levin Group pour améliorer leur production.