Utilisation de techniques modernes de confirmation de rendez-vous

Les annulations de dernière minute ou les non-présentations peuvent miner tous vos efforts d’augmentation de production et laisser des créneaux impossibles à remplir dans votre emploi du temps. Ce problème existera toujours, comme dans toute autre entreprise, mais avec une vérification préalable et des systèmes adaptés, vous pourrez réduire votre taux de non-présentation à 1 % voire moins. Les stratégies de promotion d’adhésion aux règles par les patients dans ce domaine varient de la valorisation préalable des rendez-vous jusqu’à l’introduction d’un « réapprentissage » du patient par la suite. Toutes valent la peine d’être appliquées, mais aucune ne peut égaler les techniques de confirmation en termes d’instantanéité et d’efficacité.

Le moment est-il venu de revoir votre manière de confirmer les rendez-vous ?

Si vous n’avez pas actualisé votre approche de confirmation depuis deux ou trois ans, vous pouvez probablement y apporter des améliorations. Les technologies de communication changent rapidement et les gens, y compris vos patients, s’adaptent. Certaines techniques plus anciennes, comme les cartes postales ou les appels personnels sur un téléphone fixe, ne sont pas rentables et n’attirent pas suffisamment l’attention du patient. Elles doivent donc être remplacées. Aujourd’hui, les meilleures solutions de confirmation de rendez-vous de patient sont les suivantes :

• Appels téléphoniques sur smartphone : le réceptionniste peut s’en charger (ou tout autre employé désigné), ou ils peuvent être automatisés. Les probabilités de réponse sur un téléphone portable sont plus élevées. Si l’interlocuteur ne répond pas, leurs boîtes vocales sont plus fiables et faciles d’utilisation.
  

• E-mails : même les plus réfractaires aux nouvelles technologies ont appris à utiliser et à se servir de leur messagerie électronique pour une communication rapide. Voyez cela comme le remplacement moderne des cartes postales de rappel (que vous pouvez toujours utiliser bien qu’elles demandent beaucoup de travail et soient coûteuses).
  

• Messages SMS : c’est actuellement la méthode de pointe pour joindre les personnes occupées avec un simple message de confirmation. Vous pouvez envoyer les SMS manuellement, mais la plupart des cabinets utilisent des systèmes automatisés (qui offrent également de nombreux outils pratiques pour la gestion de cabinet).

En recréant une méthode de confirmation avec des outils modernes comme ceux mentionnés précédemment, vous pourrez diminuer votre taux de non-présentation jusqu’à 1 % voire moins. N’oubliez pas qu’à chaque fois que le grand public adoptera des nouvelles technologies de communication, vous devrez inévitablement vous pencher sur le sujet à nouveau.