Améliorer le recouvrement des patients assurés dentaires

Assurance dentaire

Les assurances dentaires sont aujourd’hui courantes dans la plupart des cabinets. Les dentistes qui auparavant se demandaient s’ils devaient accepter les assurances se concentrent désormais sur quels plans accepter et comment dégager des revenus suffisants malgré les faibles taux de remboursements (sur le déclin) proposés par les compagnies d’assurance.

Les recouvrements sont un des aspects de la réussite du processus avec les assurances dentaires. Pour optimiser les revenus avec les patients assurés, votre cabinet doit se concentrer sur deux domaines : l’envoi des demandes de remboursements et le recouvrement des quotes-parts et frais personnels des patients assurés.

Créer un système d’envoi de demandes de remboursement d’assurance efficace

De nombreux cabinets souffrent financièrement à cause de défaillances du système de demandes de remboursement d’assurance. Il est rare de perdre intégralement les revenus gagnés à cause de systèmes inadaptés, toutefois, le flux de trésorerie du cabinet peut être impacté significativement, et les frais associés aux recouvrements peuvent représenter une grande part des revenus, sans parler des tensions engendrées par les communications répétées avec les compagnies d’assurance.

Les techniques suivantes peuvent améliorer les recouvrements liés aux assurances :

  • Envoyez les demandes de remboursement quotidiennement. Il peut sembler plus efficace de « conserver » les demandes de remboursement pendant plusieurs jours avant de les envoyer, mais chaque jour perdu ainsi a un impact négatif sur votre situation financière.

  • Faites vérifier les demandes de remboursement par deux employés avant de les envoyer. Une erreur administrative de votre part peut engendrer un rejet et la nécessité de renvoyer la demande, entraînant ainsi un retard de paiement conséquent. Lorsque le premier employé responsable des demandes de remboursement a terminé de remplir les formulaires adéquats, un deuxième employé doit vérifier leur exactitude.

  • Contactez la compagnie d’assurance si les remboursements ont un jour de retard. Lorsqu’il s’agit de recouvrir des frais provenant de compagnies d’assurance, vous n’avez aucune raison d’être laxiste. Dès les premiers signes de retard, contactez-les pour (a) vérifier si un problème retarde le paiement afin de le résoudre rapidement, et (b) envoyer un message indiquant que vous ne tolèrerez aucun manquement de leur part à remplir leur tâche comme convenu.

Établir et mettre en œuvre des politiques de paiement claires pour les patients

Les patients assurés doivent souvent payer personnellement et directement le cabinet, que cela soit pour les quotes-parts et pour les frais non pris en charge par leur assurance. Assurez-vous que tous les patients comprennent que ces paiements sont dus en même temps que la prestation du service. Si ces obligations ne sont pas remplies, soyez prêt à lancer une procédure de recouvrement suivant la « règle de trois »: un appel téléphonique de rappel une fois par semaine pendant trois semaines, suivi par un e-mail hebdomadaire pendant trois semaines, puis une lettre hebdomadaire pendant trois semaines. Très peu de patients s’abstiennent de payer pendant ce processus.

Mettre en place des systèmes de recouvrement en temps et en heure des montants dus à votre cabinet par les assurances et les patients assurés permet de faire entrer de l’argent régulièrement et de diminuer les tensions.

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Cette ressource a été fournie par le Levin Group, une firme de consultation dentaire de pointe qui offre aux dentistes des systèmes de gestion et de marketing innovants permettant d’augmenter les recommandations de patients, la production et la rentabilité, tout en réduisant les niveaux de stress. Depuis 1985, les dentistes se fient aux conseils dentaires du Levin Group pour améliorer leur production.