Méthode de recouvrement de dette 3-3-3

Recouvrements : Suivi 3-3-3

Le recouvrement de dette pour soins dentaires est l’une des tâches les moins gratifiantes dans un cabinet dentaire. Alors que les dentistes et leurs équipes font tous les efforts nécessaires pour obtenir de nouveaux patients et construire des relations durables et solides avec ces derniers, ils peuvent être découragés par le défaut de paiement pour services rendus dans les délais impartis. Votre productivité totale peut être élevée, mais si vous ne recouvrez pas l’argent, vous avez gaspillé votre temps et vos efforts.

Pour aider vos clients à régler ce problème facilement et efficacement, le Levin Group a développé une méthode appelée 3-3-3. Si votre cabinet ne recouvre pas 99 % des montants dus par les patients, envisagez de mettre en place cette approche en trois étapes :


  1. Le premier jour de retard de paiement, appelez le patient pour lui rappeler le montant dû au cabinet et lui demander d’agir rapidement. Si ce premier appel est un échec (personne injoignable ou non-obtention de la réponse souhaitée), rappelez la semaine suivante puis, si nécessaire, deux semaines plus tard. Les patients répondent plus facilement à leur téléphone portable, donc demandez régulièrement le numéro de portable de vos patients afin de pouvoir les joindre dans ce genre de situation.

  2. Si le problème n’est pas résolu après trois semaines d’appels téléphoniques, vous pouvez envoyer un e-mail au patient. Employez un langage plus officiel pour récapituler vos politiques de paiement et les obligations financières du patient. Procédez comme avec les appels téléphoniques : envoyez ces messages une fois par semaine pendant trois semaines, en modifiant le texte (ainsi que le ton) pour signaler l’aggravation de la situation.

  3. Vous n’obtenez toujours par la réponse souhaitée (c.-à-d. un paiement) ? C’est à ce moment que vous pouvez envoyer un courrier très professionnel informant le patient qu’il a une obligation légale de payer pour les services rendus. Comme pour les e-mails, ces courriers doivent indiquer votre mécontentement croissant envers cette situation.
Veuillez noter que ce processus dure 9 semaines ou 60 jours environ. Cela est très important, car de nombreux experts en recouvrement vous expliqueront que vos chances de recouvrement de paiement en souffrance sont très faibles après 60 jours. Heureusement, dans la plupart des cas, vos patients réagiront à cette méthode 3-3-3 avant que ce stade ne soit atteint.
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Cette ressource a été fournie par le Levin Group, une firme de consultation dentaire de pointe qui offre aux dentistes des systèmes de gestion et de marketing innovants permettant d’augmenter les recommandations de patients, la production et la rentabilité, tout en réduisant les niveaux de stress. Depuis 1985, les dentistes se fient aux conseils dentaires du Levin Group pour améliorer leur production.